Ивент-агенттікке арналған CRM: корпоративке өтінімнен әр іс-шараның маржасына дейін.
Маусымда агенттікке күніне ондаған сұрау келеді, сметаны бірінші жіберген жеңеді. CRM WhatsApp, Instagram және сайттан өтінімдерді жинайды, іс-шараны брифтен жабу құжаттарына дейін жүргізеді, мердігерлер мен алдын ала төлемдерді бір карточкада ұстайды және агенттіктің әр жобадан қанша тапқанын көрсетеді.
Ивенттегі жоба бір мәмілеге қарағанда ұзағырақ өмір сүреді. Алдымен бриф пен смета, содан кейін алаң мен мердігерлерді брондау, шарт пен алдын ала төлем, сосын дайындық, іс-шараның өзі және жабу құжаттары. Мұның бәрі WhatsApp пен Excel-де жүрсе, қарашада менеджер жаңа сұрауларға жауап беріп үлгермейді, ал іс-шарадан кейін кейтеринг, дыбыс пен жүргізушіге төлегеннен кейін не қалғанын ешкім білмейді.
Ивент-агенттікке арналған CRM екі нәрсені бөледі: жауап жылдамдығы мен шартқа конверсия маңызды сату воронкасын және мерзімдер, мердігерлер мен төлемдер маңызды іс-шара жобасын. Воронкада ұтылған мәміле дайындық чек-парағы мен күндер бойынша тапсырмалары бар жобаға айналады.
Жеке бөлік — билетті іс-шаралар ұйымдастырушылары. Олар үшін CRM сатылымдар мен 1Ticket арқылы келген сатып алушылар базасын сақтайды, оны жанрлар мен қалалар бойынша сегменттейді және келесі іс-шаралар туралы хабарландыруларды WhatsApp пен e-mail арқылы жібереді.
Агенттік CRM-інде не баптаймыз.
Өтініш → бриф → смета → презентация → шарт → алдын ала төлем. Әр кезеңде менеджерге тапсырмалар және «15 минут жауап жоқ» бақылауы.
WhatsApp, Instagram Direct, қоңыраулар, сайттағы калькулятор, поштадан келген тендерлік сұраулар — дереккөзі мен жарнама науқаны белгіленген бір лентада.
Алаң, кейтеринг, техника, әртістер мен декор бойынша позициялар бағалары бар анықтамалықтан; смета мен коммерциялық ұсыныс PDF-те бірнеше минутта.
Бағалары мен байланыстары бар мердігерлер базасы, күнге брондау, әр іс-шара бойынша растау мен төлем мәртебелері.
Күндері мен жауаптылары бар дайындық чек-парағы және іс-шара күнінің тайминг-жоспары; командаға және тапсырыс берушіге еске салулар.
Алдын ала төлем кестесі, шот, шарт, орындалған жұмыстар актісі және 1С арқылы ЭШФ-ке жүктеу — корпоративтік клиент құжаттарды қолмен терусіз алады.
Ұйымдастырушылар үшін: сатып алу тарихы бар билет алушылар, жанрлар мен қалалар бойынша сегменттер, келісіммен WhatsApp-та хабарландырулар таратылымы.
Әр іс-шара бойынша түсім, мердігерлерге шығын және маржа, күндер бойынша команда жүктемесі, арналар мен маусымдар бойынша өтінімдер конверсиясы.
Воронкалар мен автоматтандырулар.
- «Корпоративтік» воронка: өтінім → бриф → смета → шарт → алдын ала төлем
- «Жеке» воронка: шешім циклі ұзақ үйлену тойлары, тойлар, мерейтойлар
- «Тендерлер және мемтапсырыс» воронкасы: сұрау, құжаттар, өтінім
- Іс-шара жобасы: дайындық, мердігерлер, тайминг, өткізу
- Үлгілерден смета мен КҰ автоматтандыру
- Алдын ала және соңғы төлем туралы еске салулар
- Іс-шарадан кейін пікірлер мен ұсыныс хаттарын жинау
- Билет алушылар сегменттері және хабарландырулар таратылымы
- Маржа және күндер бойынша жүктеме есебі
Шыңға дейін енгізу керек, шың кезінде емес.
Ивентте CRM-ді қарашада енгізуге болмайды: команда корпоративтермен бос емес, кез келген жаңа жүйе бір аптадан кейін тасталады. Дұрыс кезең — шілде–қыркүйек. Тәртібі:
- Аудит — 2–3 күн: қазір өтінімдер қалай келетінін, сметалар қалай есептелетінін, мердігерлер қайда сақталатынын қараймыз.
- Баптау — 1–2 апта: воронкалар, сметаларға арналған позициялар анықтамалығы, КҰ мен хабарлама үлгілері.
- Интеграциялар — 1–2 апта: WhatsApp, сайт, телефония, құжаттарға 1С, билет алушылар базасы.
- Оқыту — менеджерлер мен продюсерлер, жұмыстың бірінші аптасы бірге.
- Маусым — шың кезінде бір ай сүйемелдеу, нақты жұмыс бойынша түзетулер, кейін сұрау бойынша қолдау.
Неліктен агенттіктерде CRM орнықпайды.
- Сату воронкасы мен іс-шара дайындығы бір воронкада араласқан — мәмілелер айлап «ілініп» тұрады, аналитика мағынасын жоғалтады.
- Сметалар бұрынғыдай Excel-де есептеліп, файлмен жіберіледі — менеджерлер CRM-нің мәнін көрмейді.
- Мердігерлер бөлек жүргізіледі, іс-шара маржасы бәрібір жобадан кейін қолмен есептеледі.
- «Іс-шара күні» және «қонақтар саны» өрістері жоқ — жүктемені көруге және маусымды сүзуге болмайды.
- Басшы маржа есебін қарамайды — команда шығындарды толтыруды тоқтатады. Әр жоба бойынша маржа көрінетін дашборд жасаймыз.
Енгізу бағасына не әсер етеді.
Агенттікке amoCRM немесе Bitrix24 базалық енгізуі: корпоративтік және жеке өтінімдер воронкалары, арналар, смета үлгілері, оқыту — 350 000–600 000 ₸, 2–3 апта. Іс-шара жобаларымен, мердігерлермен, актілер мен ЭШФ-ке 1С-пен, телефониямен және маржа есебімен — 600 000–1 000 000 ₸, 4–5 апта. Көрермендер базасы мен билет сатуы бар агенттікке арналған өз CRM — 1 500 000 ₸-тен. CRM мен WhatsApp API лицензиялары вендорларға бөлек төленеді.
Базалық бағалар мен «коробка немесе өз CRM» нұсқалары — CRM және автоматтандыру бетінде.
Ең бастысы қысқаша.
Ивент-агенттікке арналған CRM қанша тұрады?
Воронкалары, арналары және смета үлгілері бар базалық енгізу — 350 000–600 000 ₸. Мердігерлермен, 1С арқылы құжаттармен және маржа есебімен — 600 000–1 000 000 ₸. amoCRM немесе Bitrix24 лицензиялары — бөлек.
Агенттікке amoCRM ме, әлде Bitrix24 пе?
amoCRM сату воронкасы мен WhatsApp, Instagram хат алмасулары үшін қарапайымырақ. Іс-шараның тапсырмалары, қызметкерлері мен құжаттары көп болса, Bitrix24 ыңғайлырақ. Продюсерлік командасы бар агенттіктерге көбіне Bitrix24, шағын агенттіктер мен ұйымдастырушыларға amoCRM таңдаймыз.
Сметаларды тікелей CRM-де жасауға бола ма?
Иә: мердігер бағалары мен сіздің үстемеңіз бар позициялар анықтамалығы, смета формат үлгісінен жиналып, сіздің безендіруіңізбен PDF-ке жүктеледі. Сметадағы өзгерістер нұсқалар бойынша сақталады.
CRM билет сатумен қалай байланысқан?
1Ticket немесе сайттан билет алушылар CRM-ге сатып алу тарихымен түседі. Әрі қарай — жанрлар мен қалалар бойынша сегменттер және сатып алушының келісімімен WhatsApp пен e-mail арқылы келесі іс-шаралар туралы хабарландырулар.
Енгізуді қашан бастаған дұрыс?
Шілде–қыркүйекте, корпоратив маусымына дейін. Сонда қазанға қарай команда жүйеде жұмыс істеп жүреді, ал барлық маусымдық өтінімдер воронкадан өтеді.
Басқа салаларға арналған дәл осы қызмет
Маусымда өтінімдер жоғалады ма? Қазір сметаны қалай есептейтініңізді сипаттаңыз — схема мен енгізу сметасын ұсынамыз.
Қанша менеджер және айына қанша іс-шара бар екенін, қандай форматтар басым екенін және мемлекеттік тапсырыс берушілермен жұмыс істейсіз бе, жазыңыз. 1–2 жұмыс күнінде енгізу жоспарымен жауап береміз.