CRM для ивент-агентства: от заявки на корпоратив до маржи по каждому событию.
В сезон агентство получает десятки запросов в день, и выигрывает тот, кто первым прислал смету. CRM собирает заявки из WhatsApp, Instagram и сайта, ведёт событие от брифа до закрывающих документов, держит подрядчиков и предоплаты в одной карточке и показывает, сколько агентство заработало на каждом проекте.
Проект в ивенте живёт дольше одной сделки. Сначала бриф и смета, потом бронирование площадки и подрядчиков, договор и предоплата, затем подготовка, само событие и закрывающие документы. Если всё это ведётся в WhatsApp и Excel, в ноябре менеджер не успевает ответить на новые запросы, а после события никто не знает, сколько осталось после оплаты кейтеринга, звука и ведущего.
CRM для ивент-агентства разделяет две вещи: воронку продаж, где важна скорость ответа и конверсия в договор, и проект события, где важны сроки, подрядчики и платежи. Сделка, выигранная в воронке, превращается в проект с чек-листом подготовки и задачами по датам.
Отдельная часть — организаторы событий с билетами. Для них CRM хранит базу покупателей из продаж и из 1Ticket, сегментирует её по жанрам и городам и отправляет анонсы следующих событий через WhatsApp и e-mail.
Что настраиваем в CRM агентства.
Обращение → бриф → смета → презентация → договор → предоплата. Задачи менеджеру на каждом этапе и контроль «не ответили 15 минут».
WhatsApp, Instagram Direct, звонки, калькулятор на сайте, тендерные запросы с почты — в одной ленте с источником и рекламной кампанией.
Позиции по площадке, кейтерингу, технике, артистам и декору из справочника с ценами; смета и коммерческое предложение в PDF за несколько минут.
База подрядчиков с ценами и контактами, бронирование под дату, статусы подтверждения и оплаты по каждому событию.
Чек-лист подготовки с датами, ответственными и тайминг-планом дня мероприятия; напоминания команде и заказчику.
График предоплат, счёт, договор, акт выполненных работ и выгрузка для ЭСФ через 1С — корпоративный заказчик получает документы без ручного набора.
Для организаторов: покупатели билетов с историей, сегменты по жанрам и городам, рассылки анонсов в WhatsApp с согласия.
Выручка, расходы на подрядчиков и маржа по каждому событию, загрузка команды по датам, конверсия заявок по каналам и сезонам.
Воронки и автоматизации.
- Воронка «Корпоративные»: заявка → бриф → смета → договор → предоплата
- Воронка «Частные»: свадьбы, тои, юбилеи с долгим циклом решения
- Воронка «Тендеры и госзаказ»: запрос, документы, заявка
- Проект события: подготовка, подрядчики, тайминг, проведение
- Автоматизация смет и КП из шаблонов
- Напоминания о предоплате и финальном платеже
- Сбор отзывов и рекомендательных писем после события
- Сегменты покупателей билетов и рассылки анонсов
- Отчёт по марже и загрузке по датам
Внедрять до пика, а не во время.
В ивенте CRM нельзя внедрять в ноябре: команда занята корпоративами, и любая новая система будет брошена через неделю. Правильное окно — июль–сентябрь. Порядок такой:
- Аудит — 2–3 дня: смотрим, как сейчас приходят заявки, как считаются сметы, где хранятся подрядчики.
- Настройка — 1–2 недели: воронки, справочник позиций для смет, шаблоны КП и сообщений.
- Интеграции — 1–2 недели: WhatsApp, сайт, телефония, 1С для документов, база покупателей билетов.
- Обучение — менеджеры и продюсеры, первая неделя работы вместе.
- Сезон — месяц сопровождения в пик, правки по реальной работе, потом поддержка по запросу.
Почему CRM в агентствах не приживается.
- Воронка продаж и подготовка события смешаны в одной — сделки «висят» месяцами, аналитика теряет смысл.
- Сметы по-прежнему считаются в Excel и пересылаются файлом — менеджеры не видят смысла в CRM.
- Подрядчики ведутся отдельно, и маржу по событию всё равно считают вручную после проекта.
- Нет поля «дата события» и «число гостей» — нельзя увидеть загрузку и отфильтровать сезон.
- Руководитель не смотрит отчёт по марже — команда перестаёт заполнять расходы. Делаем дашборд, где маржа видна по каждому проекту.
Что влияет на цену внедрения.
Базовое внедрение amoCRM или Bitrix24 для агентства: воронки корпоративных и частных заявок, каналы, шаблоны смет, обучение — 350 000–600 000 ₸, 2–3 недели. С проектами событий, подрядчиками, 1С для актов и ЭСФ, телефонией и отчётом по марже — 600 000–1 000 000 ₸, 4–5 недель. Своя CRM под агентство с базой зрителей и продажами билетов — от 1 500 000 ₸. Лицензии CRM и WhatsApp API оплачиваются вендорам отдельно.
Базовые цены и варианты «коробка или своя CRM» — на странице CRM и автоматизация.
Коротко о главном.
Сколько стоит CRM для ивент-агентства?
Базовое внедрение с воронками, каналами и шаблонами смет — 350 000–600 000 ₸. С подрядчиками, документами через 1С и отчётом по марже — 600 000–1 000 000 ₸. Лицензии amoCRM или Bitrix24 — отдельно.
amoCRM или Bitrix24 для агентства?
amoCRM проще для воронки продаж и переписок в WhatsApp и Instagram. Bitrix24 удобнее, когда у события много задач, сотрудников и документов. Часто выбираем Bitrix24 для агентств с продюсерской командой и amoCRM для небольших агентств и организаторов.
Можно ли формировать сметы прямо в CRM?
Да: справочник позиций с ценами подрядчиков и вашей наценкой, смета собирается из шаблона формата и выгружается в PDF с вашим оформлением. Изменения сметы сохраняются по версиям.
Как CRM связана с продажей билетов?
Покупатели билетов из 1Ticket или сайта попадают в CRM с историей покупок. Дальше — сегменты по жанрам и городам и анонсы следующих событий через WhatsApp и e-mail с согласия покупателя.
Когда лучше начинать внедрение?
В июле–сентябре, до сезона корпоративов. Тогда к октябрю команда уже работает в системе, и все сезонные заявки проходят через воронку.
Та же услуга для других отраслей
Теряете заявки в сезон? Опишите, как сейчас считаете сметы, — предложим схему и смету внедрения.
Напишите, сколько менеджеров и событий в месяц, какие форматы преобладают и работаете ли с госзаказчиками. Ответим планом внедрения за 1–2 рабочих дня.