CRM и учёт для компьютерного клуба: бронь, мероприятия и касса каждой смены под контролем.
В клубе две потери: гости и деньги. Брони, дни рождения и турниры теряются в переписках, а касса смены сводится вручную. CRM собирает обращения в одну воронку и возвращает гостей через WhatsApp, а 1Work показывает выручку, бар, расхождения и зарплаты по каждой смене.
Повседневная игра проходит через систему управления залом — SmartShell, Senet или аналог: там аккаунты, балансы и сессии. Но всё, что вокруг, в ней не живёт: бронь VIP-комнаты на компанию, день рождения на 15 человек, школьная группа, корпоратив, регистрация команд на турнир. Эти заявки приходят в Instagram, WhatsApp и по телефону, и часть из них теряется. CRM для компьютерного клуба собирает их в одну воронку с ответственным и сроком ответа.
Вторая задача — вернуть гостя. По базе системы зала видно, кто не приходил 2–4 недели; CRM отправляет ему сообщение с дневным пакетом или анонсом турнира через WhatsApp Business API или Telegram.
Третья — управленческий учёт. Для смен, кассы, бара и зарплат администраторов у нас есть собственный продукт 1Work: он подключается к системе зала и кассе и показывает чистую прибыль клуба по сменам и дням.
Что настраиваем для клуба.
Заявка → расчёт → предоплата → проведение → отзыв. Для дней рождения, корпоративов, школьных и студенческих групп.
Регистрация команд, взносы, напоминания о матчах, сетка и результаты; база участников для следующих турниров.
Instagram Direct, WhatsApp, Telegram, звонки и формы сайта — в одной ленте с источником и рекламной кампанией.
Сегменты из системы зала: не были 14 и 30 дней, только ночь, только выходные. Автоматические сообщения с предложением на непиковое время.
Открытие и закрытие смены, выручка из системы зала, бар, наличные и Kaspi, расхождения кассы — по каждому администратору.
Ставки за смену, проценты от бара и пакетов, премии и штрафы; расчёт автоматически, сотрудник видит начисления в Telegram.
После мероприятия или турнира — просьба оценить; довольные идут в 2ГИС и Google, недовольные — управляющему.
Загрузка по часам и зонам, выручка по сменам и клубам, бар, мероприятия, чистая прибыль — в телефоне каждый день.
Воронки, учёт и автоматизации.
- Воронка «Мероприятия»: заявка → расчёт → предоплата → проведение
- Воронка «Турниры»: регистрация → взнос → участие → результат
- Воронка «Бронь VIP и буткемпов»
- Реактивация: не были 14 и 30 дней
- Учёт смен и кассы в 1Work
- Расчёт зарплат администраторов
- Задача управляющему при расхождении кассы
- Отчёт по загрузке и выручке клубов сети
Касса, бар и зарплаты без Excel.
В клубе деньги приходят тремя потоками: игровое время через систему управления залом, бар и снеки, наличные и Kaspi QR у стойки. Если их сводить вручную, расхождения за смену обнаруживаются через недели, а зарплаты становятся поводом для споров.
1Work — наш продукт для этой задачи. Он работает поверх кассы и системы зала, а не вместо них:
- выручка и сессии каждой смены — из системы зала (готовая интеграция с Senet, SmartShell и другие подключаем по запросу);
- бар, расходы и склад снеков — в одном отчёте;
- зарплата по ставкам, процентам, премиям и штрафам считается автоматически;
- администратор видит свои начисления и выплаты в Telegram-кошельке;
- владелец видит чистую прибыль по клубам в приложении на телефоне.
Почему CRM в клубах не приживается.
- Пытаются вести в CRM каждую игровую сессию — это работа системы зала, CRM нужна для заявок, мероприятий и возврата гостей.
- CRM не связана с базой гостей системы зала — сегменты для реактивации собираются вручную и не собираются вообще.
- Сообщения рассылаются с личного WhatsApp администратора — номер блокируют, база уходит вместе с сотрудником.
- Нет ответственного за заявки на мероприятия — их разбирает тот, кто на смене, и дорогие заказы теряются.
- Учёт кассы отделён от CRM и рекламы — владелец не видит, какие кампании дали выручку, а не только переписки.
Что влияет на цену внедрения.
Базовое внедрение amoCRM или Bitrix24 для клуба: воронки мероприятий и турниров, каналы, WhatsApp-сообщения, обучение — 350 000–600 000 ₸, 2–3 недели. С интеграцией базы гостей из системы управления залом, реактивацией, телефонией и отчётами по сети — 600 000–1 000 000 ₸, 4–6 недель. Своя система под сеть клубов — от 1 500 000 ₸. Лицензии CRM и WhatsApp API оплачиваются вендорам отдельно.
Учёт смен, кассы и зарплат в 1Work — по подписке на заведение, первая неделя бесплатно. Варианты «коробка или своя CRM» — на странице CRM и автоматизация.
Коротко о главном.
Сколько стоит CRM для компьютерного клуба?
Базовое внедрение — 350 000–600 000 ₸, с интеграцией системы зала, реактивацией и отчётами по сети — 600 000–1 000 000 ₸. Лицензии amoCRM или Bitrix24 и WhatsApp API — отдельно.
Зачем CRM, если есть SmartShell или Senet?
Система зала ведёт сессии и балансы, но не ведёт заявки на мероприятия, турниры и возврат гостей. CRM закрывает этот разрыв и берёт данные о гостях из системы зала, а не дублирует их.
Что такое 1Work и сколько он стоит?
1Work — наш продукт для учёта смен, кассы, бара и зарплат в компьютерных клубах и заведениях. Работает поверх системы зала и кассы, первая неделя бесплатно, дальше подписка; актуальные тарифы — на 1work.one.
Работает ли 1Work со SmartShell?
Готовая интеграция есть с Senet. SmartShell и другие системы управления залом подключаем по запросу: у нас есть слой адаптеров для касс и систем учёта, сроки оцениваем после изучения API.
Можно ли делать рассылки гостям в WhatsApp?
Да, через официальный WhatsApp Business API и с согласием гостя на сообщения, которое собираем при регистрации. Шаблоны проходят модерацию Meta; для несовершеннолетних гостей рекламные рассылки лучше не делать.
Та же услуга для других отраслей
Теряете заявки или не сходится касса? Опишите, как сейчас устроен учёт, — предложим схему.
Напишите, сколько клубов и администраторов, какая система зала стоит и как считаете смены и зарплаты. Ответим планом внедрения CRM и 1Work за 1–2 рабочих дня.