CRM для спортивной школы: заявки, абонементы и посещения в одной системе.
Родитель пишет в WhatsApp, приходит на пробную, покупает абонемент, через три месяца перестаёт ходить — и школа узнаёт об этом последней. CRM ведёт ученика от первого сообщения до каждого продления, напоминает об оплате и показывает, кто пропал.
В спортивной школе две воронки, и обе обычно ведутся вручную. Первая — набор: обращение, запись на пробную, пробная, покупка абонемента. Здесь теряются родители, которым не перезвонили, и те, кто записался, но не пришёл. Вторая — удержание: посещения, окончание абонемента, оплата, продление. Здесь школа теряет больше денег, потому что ушедший через три месяца ученик уже не окупил своё привлечение.
CRM собирает обе воронки. Заявки из WhatsApp, Instagram, сайта и 2ГИС попадают в одну очередь, у каждой — ответственный и срок ответа. Тренер отмечает посещения, система сама считает остаток абонемента, отправляет ссылку на оплату Kaspi и ставит задачу администратору, если ученик пропустил две недели.
Внедряем amoCRM или Bitrix24, а для школ со сложными правилами абонементов делаем свою систему на Next.js и PostgreSQL. Если нужен учёт учеников вместе с онлайн-обучением, рассматриваем 1Study.
Что настраиваем в CRM спортивной школы.
WhatsApp, Instagram Direct, сайт, 2ГИС и звонки — в одной воронке с источником, возрастом ребёнка, направлением и филиалом.
Выбор группы по возрасту и расписанию, подтверждение и напоминание родителю в WhatsApp за сутки и за 2 часа.
Типы абонементов, остаток тренировок, сроки, заморозка по справке, семейные скидки. Остаток пересчитывается по отметкам посещений.
Ссылка Kaspi Pay из карточки ученика, автоматическая отметка оплаты, список должников и напоминания перед окончанием абонемента.
Тренер отмечает присутствие с телефона, CRM видит пропуски и ставит задачу вернуть ученика после двух недель отсутствия.
Наполняемость групп, свободные места, загрузка тренеров и расчёт их оплаты по проведённым тренировкам или ученикам.
Списки участников турниров и сборов, сбор взносов, документы и согласия родителей.
Конверсия из заявки в пробную и в абонемент, продления, отток по месяцам, выручка по филиалам и источникам рекламы.
Воронки и автоматизации.
- Воронка «Набор»: обращение → пробная назначена → пробная прошла → абонемент
- Воронка «Ученики»: активен → абонемент заканчивается → продлён
- Воронка «Возврат»: пропал 2 недели → контакт → вернулся или заморозка
- Воронка «Мероприятия»: турнир, сборы, лагерь
- Напоминания о пробной и тренировках
- Напоминания об оплате за 3 дня до окончания абонемента
- Задача администратору при «нет ответа 15 минут»
- Распределение заявок по филиалам и направлениям
- Сквозная аналитика по рекламе
Считайте не заявки, а месяцы, которые ученик провёл в школе.
Стоимость заявки из рекламы мало что говорит о секции. Важнее цепочка: сколько заявок дошли до пробной, сколько пробных купили абонемент, сколько месяцев в среднем ученик ходит и платит. По нашему опыту и данным рынка, до пробной обычно доходит половина записавшихся или меньше, если им не напоминают, а абонемент после пробной покупает примерно каждый второй-третий.
CRM показывает эти цифры по каждому источнику и филиалу. Например, таргет может давать дешёвые заявки, которые не приходят на пробную, а 2ГИС — дорогие, но с высокой конверсией в абонемент. Без учёта по ученикам этого не видно, и бюджет распределяется по стоимости заявки, а не по выручке.
amoCRM, Bitrix24, отраслевая система или своя CRM.
- amoCRM — быстро запускается, удобна для набора и работы в WhatsApp; посещения и абонементы настраиваются полями и виджетами. Подходит секциям с одним-двумя залами.
- Bitrix24 — больше возможностей для филиалов, ролей и задач тренерам, но требует больше настройки и обучения.
- Отраслевые системы для секций и учебных центров (AlfaCRM, «Мой класс» и аналоги) — готовое расписание и абонементы; мы подключаем к ним сайт, WhatsApp и рекламу.
- Своя CRM — от 1 500 000 ₸, когда у школы сложные правила абонементов, несколько юрлиц, госзаказ и платные места, своё приложение.
Выбор делаем после разбора ваших процессов, а не по любимой системе.
Что влияет на цену внедрения.
Базовое внедрение amoCRM или Bitrix24 для одной школы: воронки набора и удержания, WhatsApp, абонементы, напоминания, обучение администратора и тренеров — 350 000–600 000 ₸, 2–3 недели. С онлайн-оплатой Kaspi, телефонией, несколькими филиалами и сквозной аналитикой — 600 000–1 000 000 ₸, 4–6 недель. Своя CRM — от 1 500 000 ₸. Лицензии CRM и WhatsApp API оплачиваются вендорам отдельно.
Базовые цены и варианты «коробка или своя система» — на странице CRM и автоматизация.
Коротко о главном.
Сколько стоит CRM для спортивной секции?
Базовое внедрение amoCRM или Bitrix24 — 350 000–600 000 ₸, с оплатой Kaspi, телефонией и филиалами — 600 000–1 000 000 ₸, своя система — от 1 500 000 ₸. Лицензии оплачиваются отдельно.
Смогут ли тренеры отмечать посещения сами?
Да, с телефона через мобильное приложение CRM или простую форму — это занимает меньше минуты на группу. Обучение тренеров входит во внедрение.
Как CRM помогает с долгами по абонементам?
Система знает срок и остаток каждого абонемента, за три дня до окончания отправляет родителю ссылку Kaspi Pay, а должников показывает администратору списком.
У нас уже есть AlfaCRM или похожая система. Её менять?
Не обязательно. Если система устраивает по расписанию и абонементам, подключаем к ней сайт, WhatsApp, рекламу и аналитику, а не переносим учёт.
Можно ли вести в CRM и бюджетные, и платные места?
Да, ученики помечаются по типу финансирования, отчёты строятся отдельно. Для сложных схем с госзаказом удобнее своя CRM.
Та же услуга для других отраслей
Теряете учеников между пробной и продлением? Опишите, как сейчас ведёте учёт, — предложим схему и смету.
Напишите, сколько филиалов, групп и тренеров, как принимаете оплаты и где ведёте посещения. Ответим схемой воронок и сметой за 1–2 рабочих дня.