CRM для коворкинга: от первого вопроса до продления через год.
Менеджер коворкинга одновременно проводит туры, отвечает в Direct, выставляет счета и следит за переговорными. CRM берёт на себя рутину: собирает все заявки, напоминает о туре и продлении, формирует счета компаниям и показывает заполняемость по каждому пространству.
В коворкинге продаются два разных товара: членство и разовые услуги. Членство — это воронка с туром, пробным днём, договором и ежемесячным продлением. Разовые услуги — дневные пропуски, часы переговорных, аренда залов под мероприятия. Обычно всё это живёт в Direct, WhatsApp менеджера и таблице с резидентами, поэтому никто не знает, сколько туров стали договорами и сколько резидентов уйдёт в конце месяца.
CRM для коворкинга связывает продажи и операционку: каждая заявка получает источник и продукт, тур — время и ответственного, резидент — тариф, дату окончания и компанию. За неделю до окончания тарифа CRM сама шлёт напоминание со ссылкой на оплату, компаниям формирует счёт, а после оплаты закрывает задачу.
Для аренды залов — отдельная воронка с датой события, вместимостью, сметой и предоплатой. Руководитель видит заполняемость мест и кабинетов, конверсию туров в договоры, отток и выручку по продуктам на одном экране.
Что настраиваем в CRM коворкинга.
Заявка → тур → пробный день → предложение → договор → оплата. На каждом этапе задача менеджеру и шаблон сообщения в WhatsApp.
Формы сайта, Instagram Direct, WhatsApp, звонки, заявки из 2ГИС и рекламы — в одной ленте с меткой источника и продукта.
Дата окончания тарифа у каждого резидента, напоминание за 5–7 дней, задача менеджеру при неоплате, причины ухода для аналитики.
Счёт компании формируется из карточки резидента, передаётся в 1С, акт и электронный счёт-фактура выставляются без ручного ввода.
Дата, формат, число гостей, техника, смета, предоплата Kaspi, договор. Отдельный ответственный и отдельный отчёт.
Кто где сидит, какие кабинеты свободны с какой даты, сколько мест занято по каждому тарифу — без отдельной таблицы.
Ссылка Kaspi Pay на дневной пропуск, часы переговорных или продление прямо из чата; оплата автоматически отмечается в сделке.
Заполняемость, туры и конверсия в договор, MRR по членствам, отток, выручка залов и переговорных по месяцам.
Воронки и автоматизации.
- Воронка «Резиденты»: заявка → тур → пробный день → договор → оплата
- Воронка «Компании»: запрос офиса → подбор кабинета → КП → договор
- Воронка «Залы и мероприятия»: дата → смета → предоплата → событие
- Воронка «Продления»: окончание тарифа → напоминание → оплата
- Автоматизация напоминаний о туре и пробном дне
- Автоматическое формирование счетов компаниям
- Задача менеджеру при «не ответили 15 минут»
- Опрос после пробного дня и при уходе резидента
- Сквозная аналитика по рекламе и источникам
Как проходит внедрение в коворкинге.
- Аудит — 2–3 дня: разбираем путь от заявки до договора, тарифы, текущую таблицу резидентов и то, как выставляются счета. Даём схему воронок и смету.
- Настройка — 1–2 недели: воронки резидентов, компаний и залов, поля тарифа и даты окончания, шаблоны WhatsApp, подключение каналов.
- Перенос базы — текущие резиденты с тарифами и датами продления, чтобы напоминания заработали с первого дня.
- Интеграции — 1–2 недели: 1С для счетов и ЭСФ, сайт и бронирование, оплата Kaspi.
- Обучение и сопровождение — менеджеры и администраторы, месяц правок по реальной работе, потом поддержка по запросу.
amoCRM, система для коворкингов или своя CRM.
amoCRM или Bitrix24 — быстрый старт для одного пространства: воронки, чаты, задачи, продления. Учёт мест и броней ведётся полями и отдельным календарём.
Специализированная система (Nexudus, Optix и подобные) — сильна в бронированиях, доступе и биллинге, но обычно не знает про Kaspi, счета на ТОО и ЭСФ. Связываем её с CRM для продаж и с 1С для бухгалтерии.
Своя CRM на Next.js и PostgreSQL — для сети пространств или бизнес-центра, где нужны схема этажей, доступ, биллинг и кабинет резидента в одной системе. От 1 500 000 ₸, решение принимаем после аудита.
Что влияет на цену внедрения.
Базовое внедрение amoCRM или Bitrix24 для одного пространства: воронки резидентов и залов, каналы, напоминания о продлении, обучение — 350 000–600 000 ₸, 2–3 недели. С интеграцией 1С для счетов и ЭСФ, телефонией, бронированием и сквозной аналитикой — 600 000–1 000 000 ₸, 4–6 недель. Своя CRM для сети пространств — от 1 500 000 ₸. Лицензии CRM и WhatsApp API оплачиваются вендорам отдельно.
Базовые цены и варианты — на странице CRM и автоматизация.
Коротко о главном.
Сколько стоит CRM для коворкинга?
Базовое внедрение с воронками, каналами и напоминаниями о продлении — 350 000–600 000 ₸. С 1С, телефонией и бронированием — 600 000–1 000 000 ₸. Лицензии amoCRM или Bitrix24 — отдельно.
Можно ли выставлять счета компаниям прямо из CRM?
Да. Счёт формируется из карточки резидента по тарифу, уходит в 1С, а акт и ЭСФ выставляются бухгалтерией без перепечатывания данных. Оплата по счёту отмечается в сделке.
Как CRM помогает удерживать резидентов?
Видны все даты окончания тарифов, напоминания уходят заранее, а менеджер получает задачу, если резидент не оплатил. При уходе CRM фиксирует причину — через пару месяцев видно, что именно нужно исправить.
Мы уже пользуемся системой для коворкингов. Зачем CRM?
Система управления ведёт тех, кто уже стал резидентом. CRM ведёт тех, кто ещё выбирает: заявки, туры, коммерческие предложения командам, аренду залов. Связываем их, чтобы новый резидент попадал в систему без ручного ввода.
Когда будет эффект?
Единая воронка и напоминания о туре работают с первой недели. Эффект от напоминаний о продлении виден в первом же расчётном месяце, аналитика оттока — через 2–3 месяца.
Та же услуга для других отраслей
Резиденты уходят незаметно? Опишите, как ведёте продажи и продления, — предложим схему и смету.
Напишите, сколько резидентов и пространств, как выставляете счета и есть ли уже CRM или система для коворкингов. Ответим планом внедрения за 1–2 рабочих дня.